Privacyreglement Praktijk De Optelsom

 

Inleiding

De remedial teacher neemt kennis van en werkt met gegevens van vertrouwelijke aard. Binnen praktijk De Optelsom wordt hier zorgvuldig mee omgegaan. Ik vind het belangrijk dat de privacy van mijn cliënten goed geborgd is. 

Dit privacyreglement beschrijft hoe ik omga met de (persoons)gegevens van u en uw kind

 

Als u vragen heeft over dit reglement kunt u hiermee terecht bij Anneliek Jansen. Ook kunt u een mail sturen naar info@de-optelsom.nlof telefonisch contact opnemen met de praktijk, 06-26714840

 

Gegevens van de praktijk voor remedial teaching De Optelsom als verwerkingsverantwoordelijke:

Naam:                                                 Praktijk voor remedial teaching De Optelsom

Contactgegevens:                                Berliozstraat 16

                                                            2901 GA Capelle aan den IJssel

                                                            info@de-optelsom.nl

                                                            www.de-optelsom.nl

Telefoon:                                            06-26714840

Uitvoerend,

bevoegd remedial teacher:                   Anneliek Jansen - van Poppel

KvK nummer:                                       24431455

 

Artikel 1            Definities

In dit privacyreglement wordt aan onderstaande begrippen de navolgende betekenis gegeven:

 

Gegevens:       De gegevens die betrekking hebben op een persoon

Praktijk:            Praktijk voor remedial teaching De Optelsom

Cliënt:              Een leerling in de praktijk

Verwerking:      Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot

persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens                                               (artikel 4 lid 2 Algemene Verordening Gegevensbescherming)

 

 

 

 

Artikel 2            Toepasselijkheid

Dit privacyreglement is van toepassing op alle verwerkingen van (persoons)gegevens door de praktijk die betrekking hebben op de begeleiding van de cliënt.

 

Artikel 3            Doelen

De praktijk kan de gegevens verwerken voor de volgende doelen:

¾    Het begeleiden van leerlingen met een specifieke hulpvraag op het gebied van leren

¾    Het onderhouden van contacten met ouders, school, andere hulpverleners en leerlingen

¾    Het verstrekken van hulp- c.q. leermiddelen

¾    Het declareren van verleende begeleiding bij ouders/verzorgers

¾    Wetenschappelijk onderzoek en nascholing

 

Artikel 4            De gegevensverwerking

1.     Om gedegen en goed individueel onderwijs te kunnen geven worden, gegevens over de begeleiding vastgelegd in een dossier. Anneliek Jansen heeft wettelijk een dossierplicht. De behandelingsovereenkomst (in de praktijk het door u ondertekende verslag van het onderzoek) vormt de grondslag voor het mogen verwerken van de gegevens. Alleen Anneliek Jansen heeft toegang tot de gegevens. Daarnaast worden de gegevens gebruikt om kosten, verbonden aan begeleidingssessies te declareren.

2.     Ik ben wettelijk verplicht te zorgen voor systematische bewaking van de kwaliteit van de geboden begeleiding. De gegevens kunnen daarvoor worden gebruikt. Ik zal niet meer gegevens verwerken dan nodig is. Ook worden gegevens, daar waar mogelijk gepseudonimiseerd of geanonimiseerd zodat deze niet (direct) herleidbaar zijn tot individuele personen

3.     Als ik gegevens gebruik voor wetenschappelijk onderzoek zal hiervoor voorafgaand om uw toestemming worden gevraagd. Ik zal niet meer gegevens gebruiken dan nodig. Ook worden gegevens daar waar mogelijk gepseudonimiseerd of geanonimiseerd zodat deze niet (direct) herleidbaar zijn tot individuele personen

4.     Uw gegevens worden niet met derden gedeeld tenzij sprake is van een van de hiervoor genoemde situaties of als u mij hiervoor schriftelijk toestemming heeft gegeven.

 

Artikel 5            Beschrijving van de gegevens

De navolgende gegevens kunnen worden verwerkt:

¾    Naam

¾    Adres

¾    Contactgegevens: telefoonnummer en e-mailadres

¾    Relevante gegevens uit de voorgeschiedenis en de actuele situatie rond het leren van uw kind

¾    Naam andere zorgverleners

¾    Gegevens van de ouder(s)/wettelijke verzorger indien deze afwijkend zijn van de naam van uw kind

¾    Gegevens betreffende de school van uw kind, de betrokken leerkracht en Intern begeleider.

¾    Gegevens betreffende de schoolloopbaan van uw kind

¾    Gegevens uit het op school aanwezige zorgdossier; het leerlingvolgsysteem.

¾    Gegevens uit andere, bij uw kind betrokken hulpverleners.

 

Artikel 6            Rechten

1.     Als wettelijk vertegenwoordiger van uw kind heeft u het recht te weten dat gegevens over uw kind en u zelf worden verwerkt. Ik informeer u daarover in algemene zin door middel van dit privacyreglement. Ik informeer u ook in specifieke gevallen, bijvoorbeeld als er contact wordt gelegd/gemaild met de school van uw kind of andere, bij uw kind betrokken hulpverleners over de voortgang of het beëindigen van de begeleiding.

2.     U heeft te allen tijde het recht tot inzage van de gegevens  van u en van uw kind. Ook kunt u een kopie opvragen van het dossier met de gegevens van uw kind. Ik neem een verzoek tot inzage en/of kopie zo snel als mogelijk in behandeling. Een kopie wordt bij voorkeur schriftelijk gegeven, waarbij ik kan vragen u te legitimeren met een geldig identiteitsbewijs. Deze voorzorgsmaatregel is om te voorkomen dat uw gegevens bij onbevoegden terecht komen. Ook biedt het persoonlijk overhandigen de mogelijkheid om eventuele vragen te beantwoorden.

3.     U heeft het recht om rectificatie te verzoeken als sprake is van een onjuist- en/of onvolledigheid in uw gegevens of die van uw kind. Ik zal deze zo snel mogelijk aanpassen.

4.     Als u gegevens wilt vernietigen, kunt u daartoe een verzoek indienen. Ik verzoek u om dit schriftelijk te doen. Ik zal dan binnen 3 maanden na het verzoek besluiten al dan niet tot vernietiging over te gaan. Als er een zwaarwegende reden is om het verzoek niet in te willigen, bijvoorbeeld als het informatie betreft die van aanmerkelijk belang is voor een andere cliënt, kan besloten worden om niet tot vernietiging over te gaan. Als uw verzoek wordt afgewezen, doe ik dat gemotiveerd.

5.     U wordt gevraagd een toestemmingsverklaring betreffende het verzamelen en verwerken van gegevens te ondertekenen. Deze wordt toegevoegd aan het dossier van uw kind.

6.     Bij het uitoefenen van rechten zoals beschreven in dit artikel geldt ten aanzien van minderjarigen het volgende:

¾    Betreft het een minderjarige tot en met 12 jaar dan worden rechten door de wettelijke vertegenwoordiger, doorgaans de ouders, uitgeoefend.

¾    Betreft het een minderjarige van 12 tot 15 jaar dan worden de rechten door de minderjarige en diens wettelijke vertegenwoordiger uitgeoefend.

¾    Betreft het een minderjarige vanaf 16 jaar dan kan de minderjarige zelf rechten uitoefenen.

¾    Betreft het een onder curatele geplaatst persoon, dan worden de rechten door de wettelijke vertegenwoordiger uitgeoefend.

 

 

Artikel 7            Bewaartermijn

Uitgangspunt is dat gegevens niet langer bewaard worden dan noodzakelijk voor het doel van de verwerking. 

1.     Het dossier met begeleidingsinformatie wordt vernietigd nadat de leerling zijn of haar basisschoolcarrière heeft beëindigd en de praktijk heeft verlaten, vermeerderd met twee jaar in het voortgezet onderwijs. Deze termijn waarborgt de mogelijkheid om op een later tijdstip in de schoolcarrière van uw kind de informatie te raadplegen en te verstrekken aan derden.

2.     De praktijk zal in andere, dan in dit artikel vermelde gevallen niet langer dan noodzakelijk gegevens bewaren voor het doel. 

3.     Uitzondering op het voorgaande in dit artikel is van toepassing als op uw uitdrukkelijk, schriftelijk verzoek gegevens zijn vernietigd.

 

Artikel 8            Geheimhouding

Praktijk de Optelsom gaat vertrouwelijk met de gegevens van u en van uw kind om. 

Dit betekent:

¾    Gegevens worden niet aan derden verstrekt met uitzondering van hierna genoemde uitzonderingen.

¾    Gegevens worden nooit voor commerciële doeleinden gebruikt.

 

Uitzondering op de geheimhoudingsplicht uitsluitend als:

¾    U hiervoor schriftelijk toestemming hebt gegeven.

¾    Het verstrekken van gegevens noodzakelijk is voor een goede begeleiding en de ontvanger, bijv. de orthopedagoog van uw kind, eveneens betrokken is bij de zorgvraag. Vooraf wordt u hiervan op de hoogte gesteld en nadien zal schriftelijk dan wel mondeling kort verslag worden gedaan.

¾    Er zwaarwegende redenen zijn om deze plicht te doorbreken bijvoorbeeld als er sprake is van een noodtoestand in de zin van een conflict van plichten of bij signalen die wijzen op kindermishandeling.

¾    De praktijk daartoe gehouden is op grond van een wettelijke verplichting of een tussen partijen bindend vonnis van de rechter.

 

Artikel 9            Informatiebeveiliging.

Ik neem alle passende technische en organisatorische maatregelen die redelijkerwijs mogelijk zijn om de beveiliging van uw gegevens te waarborgen. Dit betekent onder andere dat:

¾    Gegevens worden bewaard in een gesloten omgeving. 

¾    De opslag van digitale gegevens op een harde schijf wordt beschermd door het continue updaten van de software, een firewall, het virusprogramma van de provider en een virusprogramma van een externe leverancier. Daarnaast is de toegang tot de gegevens beveiligd met een wachtwoord.

 

 

Artikel 10          Wijzigingen

De praktijk kan het privacyreglement eenzijdig aanpassen, bijvoorbeeld als de wetgeving wijzigt. Ik zal u in dat geval via de mail informeren.

 

Artikel 11         Klachten

Hoewel ik al het nodige doe om uw privacy en die van uw kind te waarborgen, kan het zijn dat u niet tevreden bent over de wijze waarop uw gegevens worden verwerkt. Als u een klacht heeft, kunt u deze met mij bespreken. Ik ben altijd bereikbaar via e-mail (info@de-optelsom.nl) of, na 18:00 uur, per telefoon, 06-26714840.

Ook schriftelijk kan een klacht worden ingediend.

Het staat u te allen tijde vrij om uw klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens neer te leggen.

 

Versie mei 2018